我如何改善工作環境

如同這個世界上沒有的人, 這個世界上也沒有完美的公司. 與其整天在那邊抱怨公司哪裡不好, 制度不優, 還不如提出自己的改進方案比較有建設性.

目前我在一間很有歷史的大公司上班, 既然是大公司就會有不少之前傳下來的舊習慣和舊規矩. 都說了是舊規矩了, 那就表示有一些東西已經過時了, 需要改進.

做為公司的員工, 提出一點建議我想不是壞事吧 (至於要不要採用那是主管的決定), 我想首先依照我的專業來說說好了.

大學和研究所時期, 我主修的是Computer System Engineering, 字面上看起來和台灣所謂的資工沒什麼太大的差異, 但是在美國的課程中有很多是著重於軟體和硬體的整合, 而非單純的硬體設計或是軟體編寫而已. 在現在的資訊業來說, 一般觀感通常都把這行簡單分為硬體或是軟體, 而我事實上比較界於兩者的中間, 扮演著兩者(兩個部門)之間的橋樑. 也就是我剛剛講的那兩個字, “整合”. 也就是因為這樣子的背景, 畢業之後, 我進入了美國的一間專門做企業軟體整合 EAI (Enterprise Application Integration) 的公司工作, 經常會需要設計以及改善一些在部門之間所使用的工具或是軟體.

在我目前的工作環境當中, 我認為首先需要改善的是使用者的開發環境以及工具, 第二是時間管理, 最後則是部門之間的人員配置. (我會在接下來的幾篇blog當中慢慢敘述可以改進的事項)

所謂工欲善其事, 必先利其器. 首先要淘汰掉老舊的電腦, 新的電腦則是應該要尊重使用者的需求來採購.

什麼? 寫了這麼長篇大論, 居然只是要提出這種無聊的硬體升級的建議?

不, 我要說的不只是一個單純的硬體採購, 而是我上面所說的 “尊重使用者的需求採購”

由於我的公司很大, 經常都是用上面長官的看法來進行大量硬體採購, 買的東西經常不合用. 在這種情況之下, 我比較傾向於建議公司對於開發部門, 應該要予以特別授權一筆硬體採購費, 依照這個部門的人員需求來採購真正需要的東西, 而不是一人配一碗大鍋飯來充數.

舉例說明:

電腦螢幕是一個最直接的東西. 每天每個人都要盯著看. 對於開發人員來說應該要配置一個比較大, 比較高解析度的螢幕,現有的17-19實在是太小, 應該要配備22-24吋, 1920px 寬以上的解析度才足夠使用. (好的螢幕也可以照顧員工的健康, 長久下來其實對公司的工作力來說是一種加分)

電腦輸入裝置, 如滑鼠和鍵盤, 應該要給予比較好用的等級, 而不是採用原廠免費配置的設備. 依照美國的統計, 給予員工好的輸入設備升級, 可以有效提升工作效率 16%以上. 其實這些東西一兩千塊就可以買到很好的等級, 這種小錢對公司來說其實沒什麼, 可以提升工作效率來說的話就真的是太值得了!

主機方面, 在現在2011年來說, 起碼應使用i5系統的搭配, 硬碟則是要有兩顆1TB以上的硬碟. 開發人員經常都會需要比一般行政人員更強力的電腦來執行電腦程式, 這些費用不能省. 用料比較差的電腦也比較容易出狀況, 到頭來會導致生產力下降, 公司如果在前面省小錢的話, 換來的就會是得不償失. (我單位的電腦品質實在是很差, 一年之內身邊所有同事的電腦都硬體故障過好幾次, 這些應該都淘汰掉)

其他設備方面, 經常測式硬體的同仁應該給予一筆費用買線材和介面卡, 經常做設計的同事則應該配置手寫版和掃描器; 分別依照需求配置在這些地方都是非常重要的. 其實不只是上面所說的硬體, 軟體方面也是一樣的道理. 許多一般行政上用不到的東西, 對於研發單位來說都是必要的工具. 但是這些都應該給予特別經費購買才對.

講了這麼多, 我的建議其實很簡單. 與其中央統一購買硬體, 我會比較建議撥一筆特別的款項給研發部門來做軟硬體的購買. 實質上需要什麼東西, 只有該單位的員工才會知道. 一次給一筆預算交給該開發單位的主管使用, 我想問題會比較少, 員工工作會比較開心, 生產力也會比較高.

買不合用的東西其實到頭來是一種浪費, 或是變成員工工作效率低落的藉口, 無論是哪一種都不是好事.

PS: 事實上對於研發單位的員工來說, 大家組電腦的功力都很高, 如果可以授權讓大家直接去買料件的話事實上會是最完美的. 價格低廉而且可以買到比較高等級的設備, 而且保證合用, 員工就再也沒有抱怨的藉口了. 公司花費減少, 設備好用產值高, 員工工作開心, 不是一舉三得嗎? 當然要這樣子做的話必須要授權該單位主管有獨立動支的款項才行.